MS PowerPoint, MS Access और DBMS — Views, शॉर्टकट, Keys, SQL कमांड व Normalisation

संक्षिप्त उत्तर: MS PowerPoint प्रेज़ेंटेशन (Presentation) सॉफ़्टवेयर है; इसकी फ़ाइल का डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन 2007 और बाद के संस्करणों में .pptx (पुराना .ppt) है। F5 से स्लाइड शो पहली स्लाइड से और Shift+F5 से वर्तमान स्लाइड से शुरू होता है, Ctrl+M नई स्लाइड जोड़ता है और Esc शो बंद करता है। Transition एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड पर जाने का प्रभाव है, जबकि Animation स्लाइड के अंदर किसी वस्तु (टेक्स्ट, चित्र) पर लगाया गया प्रभाव है; सभी स्लाइडों का एक-सा डिज़ाइन Slide Master से तय होता है। DBMS (Database Management System) डेटा को व्यवस्थित ढंग से संग्रहीत, खोजने और सुरक्षित रखने वाला सॉफ़्टवेयर है; RDBMS में डेटा तालिकाओं (relations) में रहता है, जहाँ पंक्ति = tuple/record, स्तंभ = attribute/field, स्तंभों की संख्या = degree और पंक्तियों की संख्या = cardinality। Primary Key हर रिकॉर्ड को विशिष्ट रूप से पहचानती है और NULL नहीं हो सकती; Foreign Key दूसरी तालिका की Primary Key को संदर्भित करके दो तालिकाओं को जोड़ती है। SQL कमांड चार वर्गों में हैं — DDL (CREATE, ALTER, DROP, TRUNCATE), DML (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE), DCL (GRANT, REVOKE) और TCL (COMMIT, ROLLBACK)। MS Access Microsoft का डेटाबेस सॉफ़्टवेयर है (फ़ाइल .accdb), जिसके छह मुख्य ऑब्जेक्ट हैं — Table, Query, Form, Report, Macro और Module।

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संक्षिप्त उत्तर

तथ्य	उत्तर
PowerPoint फ़ाइल एक्सटेंशन (2007+)	.pptx (पुराना .ppt)
शो फ़ाइल / टेम्पलेट फ़ाइल	.ppsx / .potx
शुरू से स्लाइड शो	F5
वर्तमान स्लाइड से स्लाइड शो	Shift+F5
नई स्लाइड	Ctrl+M
स्लाइड शो समाप्त	Esc
हाइपरलिंक डालना	Ctrl+K
सभी स्लाइडों का एक-सा डिज़ाइन	Slide Master
स्लाइडों का क्रम बदलने का सबसे आसान व्यू	Slide Sorter View
स्लाइड से स्लाइड पर जाने का प्रभाव	Transition
स्लाइड के अंदर वस्तु पर प्रभाव	Animation
हर स्लाइड का समय रिकॉर्ड करना	Rehearse Timings (Slide Show टैब)

DBMS / Access तथ्य	उत्तर
Relational Model के जनक	E. F. Codd (IBM), 1970
तालिका की पंक्ति	Tuple / Record / Row
तालिका का स्तंभ	Attribute / Field / Column
Degree	Attributes (स्तंभों) की संख्या
Cardinality	Tuples (पंक्तियों) की संख्या
Domain	किसी attribute के सभी संभव मानों का समूह
Primary Key	Unique + NOT NULL; एक तालिका में एक ही
Foreign Key	दूसरी तालिका की Primary Key का संदर्भ
DDL	CREATE, ALTER, DROP, TRUNCATE
DML	SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE
DCL / TCL	GRANT, REVOKE / COMMIT, ROLLBACK
Access फ़ाइल (2007+)	.accdb (पुराना .mdb)
Access के ऑब्जेक्ट	Table, Query, Form, Report, Macro, Module

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2. सिलेबस में यह टॉपिक क्यों महत्वपूर्ण है?

MS Office कंप्यूटर ज्ञान का सबसे व्यावहारिक हिस्सा है। Word और Excel के बाद PowerPoint और Access/DBMS वह खंड है जिससे राजस्थान की लगभग हर कंप्यूटर-आधारित भर्ती में प्रश्न बनते हैं। MS Word के फ़ीचर और शॉर्टकट तथा MS Excel के फ़ॉर्मूले और फ़ंक्शन पढ़ चुके हैं तो यह नोट Office पैकेज को पूरा करता है। सूचना सहायक और RS-CIT जैसी परीक्षाओं में DBMS की शब्दावली (key, degree, cardinality, SQL कमांड) सीधे पूछी जाती है।

परीक्षा उपयोगिता: ★★★★★

• राजस्थान CET (12वीं व स्नातक स्तर) — कंप्यूटर खंड
• LDC / कनिष्ठ सहायक, पटवारी, ग्राम विकास अधिकारी
• सूचना सहायक, प्रोग्रामर, IA — DBMS और SQL गहराई से
• RS-CIT (RKCL) — PowerPoint व Access का व्यावहारिक भाग
• SSC CGL/CHSL, बैंकिंग (IBPS/SBI) — कंप्यूटर अवेयरनेस

प्रश्न कैसे आते हैं?

1. शॉर्टकट — "वर्तमान स्लाइड से स्लाइड शो शुरू करने की कुंजी?"
2. व्यू — "किस व्यू में स्लाइडों के थंबनेल एक साथ दिखते हैं?"
3. अंतर — Transition बनाम Animation, DELETE बनाम TRUNCATE बनाम DROP
4. शब्दावली — degree, cardinality, tuple, domain
5. Keys — "कौन-सी key NULL नहीं हो सकती?"
6. SQL वर्गीकरण — "GRANT किस वर्ग की कमांड है?"
7. Access — ऑब्जेक्ट, डेटा टाइप, फ़ाइल एक्सटेंशन

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3. MS PowerPoint — परिचय और मूल शब्दावली

PowerPoint Microsoft Office का Presentation Software है। इसमें बनी पूरी फ़ाइल को Presentation और उसके प्रत्येक पृष्ठ को Slide कहते हैं। इसका उपयोग कक्षा-शिक्षण, मीटिंग, सरकारी योजनाओं की प्रस्तुति और प्रशिक्षण में होता है। इसके समकक्ष अन्य सॉफ़्टवेयर हैं — LibreOffice Impress, Google Slides और Apple Keynote।

शब्द	अर्थ
Presentation	स्लाइडों का पूरा समूह, यानी एक फ़ाइल
Slide	प्रेज़ेंटेशन का एक पृष्ठ
Placeholder	स्लाइड पर बिंदीदार बॉक्स, जिसमें टेक्स्ट/चित्र/चार्ट रखा जाता है ("Click to add title")
Layout	स्लाइड पर placeholders की व्यवस्था — Title Slide, Title and Content, Two Content, Comparison, Blank आदि
Theme	रंग, फ़ॉन्ट और प्रभावों का तैयार सेट (Design टैब)
Template	तैयार डिज़ाइन वाली फ़ाइल, जिससे नई प्रेज़ेंटेशन बनती है (.potx)
Speaker Notes	प्रस्तुतकर्ता के लिए नोट्स, जो दर्शकों को नहीं दिखते
Handout	दर्शकों को देने के लिए एक पृष्ठ पर कई स्लाइडों का प्रिंट

3.1 फ़ाइल एक्सटेंशन

एक्सटेंशन	प्रकार
.pptx	सामान्य प्रेज़ेंटेशन (PowerPoint 2007 और बाद में डिफ़ॉल्ट)
.ppt	पुराना प्रेज़ेंटेशन प्रारूप (97–2003)
.ppsx	PowerPoint Show — खोलते ही सीधा स्लाइड शो चलता है
.potx	PowerPoint Template
.pptm	Macro-enabled प्रेज़ेंटेशन

2007 से Office के नए प्रारूप XML-आधारित हैं, इसलिए उनके अंत में "x" जुड़ा — .docx, .xlsx, .pptx; macro वाले प्रारूपों में "m" — .docm, .xlsm, .pptm।

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4. PowerPoint के Views

View टैब में स्लाइडों को देखने और संपादित करने के अलग-अलग तरीके मिलते हैं। परीक्षा में व्यू का नाम और उसका काम सबसे अधिक पूछा जाता है।

View	क्या दिखता है / उपयोग
Normal View	डिफ़ॉल्ट व्यू; बाईं ओर स्लाइड थंबनेल, बीच में बड़ी स्लाइड, नीचे Notes पेन। स्लाइड बनाने और संपादन का मुख्य व्यू।
Outline View	बाईं ओर सभी स्लाइडों का केवल टेक्स्ट (शीर्षक व बुलेट) रूपरेखा के रूप में।
Slide Sorter View	सभी स्लाइडों के छोटे थंबनेल एक साथ; स्लाइडों का क्रम बदलना, कॉपी/डिलीट करना और transition लगाना सबसे आसान।
Notes Page View	ऊपर स्लाइड, नीचे उसके speaker notes — जैसा प्रिंट होगा वैसा।
Reading View	PowerPoint विंडो के अंदर ही शो जैसा दृश्य, पूरी स्क्रीन लिए बिना; स्वयं समीक्षा के लिए।
Slide Show View	पूरी स्क्रीन पर प्रस्तुति, जैसा दर्शक देखेंगे; transition और animation यहीं चलते हैं।

Master Views: View टैब में तीन master व्यू भी हैं — Slide Master, Handout Master और Notes Master। ये क्रमशः स्लाइड, हैंडआउट और नोट्स पेज के सामान्य रूप को नियंत्रित करते हैं।

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5. Slide Master, Layout और Design

Slide Master प्रेज़ेंटेशन की सबसे ऊपरी स्लाइड है, जो सभी स्लाइडों की पृष्ठभूमि, फ़ॉन्ट, रंग, placeholder की स्थिति और लोगो जैसी चीज़ें तय करती है। Slide Master में एक बदलाव करने पर वह सभी स्लाइडों पर एक साथ लागू हो जाता है। उदाहरण: विभाग का लोगो हर स्लाइड के कोने में चाहिए तो उसे Slide Master पर एक बार रखें।

सुविधा	कहाँ (टैब)	काम
Layout	Home → Layout	चुनी हुई स्लाइड के placeholders की व्यवस्था बदलना
Themes	Design	पूरी प्रेज़ेंटेशन पर रंग-फ़ॉन्ट का सेट
Format Background	Design	पृष्ठभूमि रंग/चित्र
Slide Size	Design	Standard (4:3) या Widescreen (16:9)
Header & Footer	Insert	तारीख, स्लाइड नंबर, फ़ुटर टेक्स्ट
SmartArt	Insert	सूची, प्रक्रिया, पदानुक्रम का ग्राफ़िक
Hide Slide	Slide Show	स्लाइड फ़ाइल में रहती है पर शो में नहीं दिखती

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6. Transition बनाम Animation

बिंदु	Transition	Animation
किस पर लगता है	पूरी स्लाइड पर	स्लाइड के अंदर किसी वस्तु (टेक्स्ट, चित्र, चार्ट, आकृति) पर
कब दिखता है	एक स्लाइड से अगली पर जाते समय	स्लाइड दिखने के बाद, क्लिक या समय पर
टैब	Transitions	Animations
उदाहरण	Fade, Push, Wipe, Split, Cube	Fly In, Appear, Zoom, Spin, Bounce
विकल्प	Duration, Sound, On Mouse Click / After (समय), Apply To All	Start (On Click, With Previous, After Previous), Duration, Delay, Animation Pane

6.1 Animation के चार प्रकार

प्रकार	अर्थ	उदाहरण
Entrance	वस्तु स्लाइड पर प्रवेश करती है	Appear, Fly In, Fade
Emphasis	पहले से दिख रही वस्तु पर ध्यान खींचना	Pulse, Spin, Grow/Shrink
Exit	वस्तु स्लाइड से बाहर जाती है	Disappear, Fly Out
Motion Paths	वस्तु तय रास्ते पर चलती है	Lines, Arcs, Turns, Custom Path

Animation Painter एक वस्तु की animation को दूसरी वस्तु पर कॉपी करता है — जैसे Format Painter फ़ॉर्मेटिंग कॉपी करता है।

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7. Slide Show — शॉर्टकट, Rehearse Timings, Hyperlink और Action Button

7.1 मानक शॉर्टकट

कुंजी	काम
F5	पहली स्लाइड से स्लाइड शो
Shift+F5	वर्तमान (चुनी हुई) स्लाइड से स्लाइड शो
Ctrl+M	नई स्लाइड
Ctrl+K	हाइपरलिंक डालना
Esc	स्लाइड शो समाप्त
N, Enter, Space, →, Page Down	शो में अगली स्लाइड/animation
P, Backspace, ←, Page Up	शो में पिछली स्लाइड
B (या .)	शो में स्क्रीन काली (Black) करना / वापस
W (या ,)	शो में स्क्रीन सफ़ेद (White) करना / वापस
संख्या + Enter	शो में उस नंबर की स्लाइड पर जाना
Ctrl+S, Ctrl+P, Ctrl+N, Ctrl+O	सेव, प्रिंट, नई प्रेज़ेंटेशन, खोलना (सभी Office में समान)

7.2 Rehearse Timings और Record

Rehearse Timings (Slide Show टैब) से प्रस्तुतकर्ता अभ्यास करते हुए हर स्लाइड पर बिताया समय रिकॉर्ड करता है। सेव करने पर ये समय स्लाइडों के साथ जुड़ जाते हैं और शो अपने-आप आगे बढ़ सकता है। Record Slide Show समय के साथ आवाज़ (narration) और लेज़र पॉइंटर भी रिकॉर्ड करता है। Set Up Slide Show में "Loop continuously until Esc" चुनकर कियोस्क/प्रदर्शनी की तरह लगातार चलने वाला शो बनाया जाता है। Custom Slide Show एक ही फ़ाइल से चुनी हुई स्लाइडों का अलग क्रम बनाता है।

7.3 Hyperlink और Action Button

बिंदु	Hyperlink	Action Button
क्या है	टेक्स्ट या वस्तु पर लगा लिंक	तैयार आकृति वाला बटन (Home, Back, Next, Beginning, End, Help, Sound, Movie)
कहाँ से	Insert → Link (Ctrl+K)	Insert → Shapes → Action Buttons
किस पर ले जा सकता है	वेब पेज, फ़ाइल, इसी प्रेज़ेंटेशन की स्लाइड, ई-मेल पता	किसी स्लाइड पर जाना, प्रोग्राम चलाना, ध्वनि बजाना — Mouse Click या Mouse Over पर
उपयोग	संदर्भ खोलना	इंटरैक्टिव प्रेज़ेंटेशन/क्विज़, नेविगेशन

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8. DBMS — डेटा, सूचना और डेटाबेस

Data (आँकड़ा)	Information (सूचना)
कच्चे, असंसाधित तथ्य	संसाधित (processed), अर्थपूर्ण डेटा
अकेले में अर्थ अधूरा — "72, 85, 64"	निर्णय में उपयोगी — "कक्षा का औसत 73.67 है"
Input	Output

Database परस्पर संबंधित डेटा का व्यवस्थित संग्रह है, जैसे किसी विद्यालय के सभी छात्रों, शिक्षकों और फ़ीस का रिकॉर्ड। DBMS वह सॉफ़्टवेयर है जो डेटाबेस बनाने, उसमें डेटा जोड़ने, खोजने, बदलने और सुरक्षित रखने का काम करता है। उदाहरण: MySQL, Oracle Database, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, MS Access, IBM Db2, SQLite।

8.1 File System बनाम DBMS

बिंदु	पारंपरिक File System	DBMS
Data Redundancy (दोहराव)	अधिक — एक ही डेटा कई फ़ाइलों में	कम — केंद्रीय नियंत्रण
Data Inconsistency	एक जगह बदला, दूसरी जगह पुराना रह गया	नियंत्रित
डेटा साझा करना	कठिन	कई उपयोगकर्ता एक साथ (concurrency control)
सुरक्षा	सीमित	उपयोगकर्ता-स्तर की अनुमति (GRANT/REVOKE)
खोज (Query)	हर काम के लिए अलग प्रोग्राम	SQL से सीधी क्वेरी
Backup व Recovery	मैन्युअल	अंतर्निहित सुविधा
Integrity (शुद्धता के नियम)	लागू करना कठिन	Constraints से लागू (PRIMARY KEY, NOT NULL, CHECK)

8.2 DBMS के उपयोगकर्ता और भूमिकाएँ

DBA (Database Administrator) डेटाबेस का प्रबंधक होता है — संरचना तय करना, उपयोगकर्ताओं को अनुमति देना, बैकअप और प्रदर्शन देखना। Data Dictionary (metadata) "डेटा के बारे में डेटा" है — कौन-सी तालिका है, उसमें कौन-से फ़ील्ड और उनके प्रकार क्या हैं।

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9. Database Models

Model	संरचना	संबंध	उदाहरण / टिप्पणी
Hierarchical	पेड़ (tree) जैसी — parent–child	One-to-Many; हर child का केवल एक parent	IBM का IMS; फ़ोल्डर संरचना जैसा
Network	ग्राफ़ (graph) जैसी	Many-to-Many; एक child के कई parent	CODASYL / IDMS
Relational	तालिकाएँ (relations)	कुंजियों (keys) से जुड़ाव	E. F. Codd (1970); MySQL, Oracle, Access — आज सबसे प्रचलित
Object-Oriented	ऑब्जेक्ट (डेटा + विधियाँ)	वर्ग और वंशानुक्रम	मल्टीमीडिया/CAD डेटा

बड़े वेब ऐप्स में NoSQL डेटाबेस (MongoDB आदि) भी प्रचलित हैं, जो तालिका के बजाय document या key-value रूप में डेटा रखते हैं। परीक्षा का मूल प्रश्न अब भी ऊपर के तीन मॉडल हैं।

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10. RDBMS की शब्दावली

नीचे की तालिका "STUDENT" एक relation है। इसी के आधार पर शब्दावली समझें।

RollNo	Name	Class	City
101	सीमा	12	जयपुर
102	अमित	11	अजमेर
103	रेखा	12	कोटा

औपचारिक शब्द (Relational)	सामान्य शब्द	ऊपर की तालिका में
Relation	Table / File	STUDENT
Tuple	Row / Record	(101, सीमा, 12, जयपुर) — कुल 3
Attribute	Column / Field	RollNo, Name, Class, City — कुल 4
Domain	किसी field के संभव मानों का समूह	Class का domain = {1, 2, …, 12}
Degree	Attributes की संख्या	4
Cardinality	Tuples की संख्या	3
Schema	तालिका की संरचना (नाम + attributes + प्रकार)	STUDENT(RollNo, Name, Class, City)
Instance	किसी क्षण पर तालिका में भरा डेटा	ऊपर की 3 पंक्तियाँ

उदाहरण: किसी तालिका में 6 स्तंभ और 40 पंक्तियाँ हैं तो Degree = 6 और Cardinality = 40। एक नया रिकॉर्ड जोड़ने पर Cardinality 41 हो जाएगी, Degree वही 6 रहेगी; एक नया स्तंभ जोड़ने पर Degree 7 होगी, Cardinality वही रहेगी।

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11. Keys — कुंजियाँ

Key	परिभाषा	STUDENT उदाहरण
Super Key	एक या अधिक attributes का कोई भी समूह जो हर tuple को विशिष्ट रूप से पहचान सके	{RollNo}, {RollNo, Name}, {Aadhaar, City}
Candidate Key	न्यूनतम (minimal) super key — जिसमें से कोई attribute हटाने पर वह unique न रहे	{RollNo}, {Aadhaar}
Primary Key	candidate keys में से चुनी गई एक मुख्य key; Unique + NOT NULL; प्रति तालिका एक	RollNo
Alternate Key	चुनी न गई candidate keys	Aadhaar (यदि RollNo primary है)
Composite Key	दो या अधिक attributes मिलकर बनी key	{RollNo, SubjectCode} — अंक-तालिका में
Foreign Key	एक तालिका का attribute जो दूसरी तालिका की primary key को संदर्भित करे; यह दोहराया जा सकता है	FEES तालिका में RollNo → STUDENT.RollNo

संबंध-सूत्र: हर Primary Key एक Candidate Key है और हर Candidate Key एक Super Key है; उल्टा ज़रूरी नहीं। Candidate Keys = Primary Key + Alternate Keys।

Integrity नियम: Entity Integrity — primary key का मान NULL नहीं हो सकता। Referential Integrity — foreign key का मान या तो संदर्भित तालिका की primary key में मौजूद हो या NULL हो।

11.1 संबंधों के प्रकार (Cardinality Ratio)

संबंध	उदाहरण
One-to-One (1:1)	एक नागरिक — एक आधार संख्या
One-to-Many (1:N)	एक विभाग — कई कर्मचारी
Many-to-Many (M:N)	कई छात्र — कई विषय

डेटाबेस का चित्रात्मक डिज़ाइन E-R Diagram (Entity-Relationship, Peter Chen) से बनाया जाता है — आयत = Entity, दीर्घवृत्त (ellipse) = Attribute, समचतुर्भुज (diamond) = Relationship।

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12. Normalisation — एक-एक पंक्ति में

Normalisation तालिकाओं को इस तरह विभाजित करने की प्रक्रिया है कि redundancy (दोहराव) और insert/update/delete anomalies कम हों।

Normal Form	एक पंक्ति का नियम
1NF	हर कोशिका में एक ही परमाणु (atomic) मान; दोहराए गए समूह या बहु-मान वाले फ़ील्ड नहीं।
2NF	1NF + कोई भी non-key attribute composite primary key के केवल एक भाग पर निर्भर न हो (partial dependency नहीं)।
3NF	2NF + कोई non-key attribute दूसरे non-key attribute के माध्यम से key पर निर्भर न हो (transitive dependency नहीं)।
BCNF	3NF का सख़्त रूप — हर determinant एक candidate key हो।

उदाहरण (1NF): "Phone" कॉलम में "98xxx, 94xxx" दो नंबर एक साथ हैं तो तालिका 1NF में नहीं; हर नंबर अलग पंक्ति/तालिका में रखना होगा।

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13. SQL — कमांडों के वर्ग

SQL (Structured Query Language) relational डेटाबेस से बात करने की मानक भाषा है; इसे IBM में विकसित किया गया था (प्रारंभिक नाम SEQUEL) और बाद में ANSI/ISO मानक बना। SQL कीवर्ड case-insensitive होते हैं।

वर्ग	पूरा नाम	काम	कमांड
DDL	Data Definition Language	संरचना (schema) बनाना/बदलना/हटाना	CREATE, ALTER, DROP, TRUNCATE, RENAME
DML	Data Manipulation Language	तालिका के अंदर डेटा पढ़ना/जोड़ना/बदलना/हटाना	SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE
DCL	Data Control Language	उपयोगकर्ता की अनुमति	GRANT, REVOKE
TCL	Transaction Control Language	transaction को स्थायी करना या वापस लेना	COMMIT, ROLLBACK, SAVEPOINT

पुस्तकों में अंतर: कुछ पुस्तकें SELECT को अलग वर्ग DQL (Data Query Language) में रखती हैं, जबकि अधिकांश परीक्षा-पुस्तकें इसे DML में गिनती हैं। प्रश्न में DQL विकल्प हो तो SELECT के लिए वही चुनें; अन्यथा DML।

13.1 मूल SQL वाक्य

काम	उदाहरण
तालिका बनाना	CREATE TABLE Student (RollNo INT PRIMARY KEY, Name VARCHAR(30), City VARCHAR(20));
नया स्तंभ जोड़ना	ALTER TABLE Student ADD Mobile VARCHAR(10);
रिकॉर्ड जोड़ना	INSERT INTO Student VALUES (104, 'मोहन', 'बीकानेर');
चुनिंदा रिकॉर्ड पढ़ना	SELECT Name FROM Student WHERE City = 'जयपुर';
सभी स्तंभ	SELECT * FROM Student;
क्रम में	SELECT * FROM Student ORDER BY Name;
मान बदलना	UPDATE Student SET City = 'उदयपुर' WHERE RollNo = 102;
रिकॉर्ड हटाना	DELETE FROM Student WHERE RollNo = 103;
अनुमति देना	GRANT SELECT ON Student TO clerk1;

WHERE पंक्तियों को फ़िल्टर करता है, ORDER BY क्रम देता है (डिफ़ॉल्ट ASC), GROUP BY समूह बनाता है और HAVING समूहों पर शर्त लगाता है। Aggregate फ़ंक्शन — COUNT, SUM, AVG, MAX, MIN।

13.2 DELETE बनाम TRUNCATE बनाम DROP

बिंदु	DELETE	TRUNCATE	DROP
वर्ग	DML	DDL	DDL
क्या हटता है	चुनी हुई या सभी पंक्तियाँ	सभी पंक्तियाँ	पूरी तालिका — डेटा + संरचना
WHERE	लग सकता है	नहीं	नहीं
संरचना बचती है?	हाँ	हाँ	नहीं
ROLLBACK (सामान्य नियम)	COMMIT से पहले संभव	सामान्यतः नहीं	सामान्यतः नहीं

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14. MS Access

MS Access Microsoft Office (Professional संस्करणों) का relational डेटाबेस सॉफ़्टवेयर है, जो छोटे कार्यालयों और व्यक्तिगत उपयोग के लिए उपयुक्त है। 2007 और बाद में इसकी फ़ाइल .accdb है; 2003 तक .mdb थी। Access की पूरी डेटाबेस — तालिकाएँ, क्वेरी, फ़ॉर्म, रिपोर्ट — एक ही फ़ाइल में रहती है।

14.1 Access के छह ऑब्जेक्ट

Object	काम
Table	डेटा का वास्तविक भंडार; पंक्ति-स्तंभ रूप। बाक़ी सब ऑब्जेक्ट इसी पर आधारित।
Query	शर्त के आधार पर डेटा खोजना, छाँटना, गणना करना; एक या अधिक तालिकाओं से। Select, Update, Append, Delete, Make-Table प्रकार।
Form	डेटा भरने और देखने का उपयोगकर्ता-अनुकूल स्क्रीन इंटरफ़ेस
Report	डेटा का प्रिंट-योग्य, सारांशित, फ़ॉर्मेट किया हुआ आउटपुट
Macro	बार-बार के कामों को स्वचालित करने वाले actions का समूह (बिना प्रोग्रामिंग)
Module	VBA (Visual Basic for Applications) में लिखा कोड

Views: Table का Datasheet View (डेटा भरना, स्प्रेडशीट जैसा) और Design View (फ़ील्ड नाम, डेटा टाइप, primary key तय करना)। Report और Form के Layout View व Print Preview भी होते हैं। तालिकाओं को जोड़ने के लिए Relationships विंडो (Database Tools टैब) है।

14.2 Access के डेटा टाइप

Data Type	क्या रखता है
Short Text (पुराना नाम Text)	अक्षर/संख्या का छोटा टेक्स्ट, अधिकतम 255 अक्षर — नाम, पिन कोड, मोबाइल
Long Text (पुराना नाम Memo)	लंबा टेक्स्ट — विवरण, टिप्पणी
Number	गणना योग्य संख्याएँ
Currency	मुद्रा मान, सटीक दशमलव
Date/Time	तारीख और समय
AutoNumber	हर नए रिकॉर्ड पर अपने-आप बढ़ने वाली अद्वितीय संख्या — primary key के लिए उपयुक्त
Yes/No	दो में से एक मान (True/False, On/Off)
OLE Object	दूसरे प्रोग्राम की वस्तु — चित्र, Word/Excel फ़ाइल
Attachment	फ़ाइलें संलग्न करना
Hyperlink	वेब/ई-मेल/फ़ाइल पता
Calculated	दूसरे फ़ील्डों से गणना किया गया मान
Lookup Wizard	सूची/दूसरी तालिका से मान चुनने की सुविधा

मोबाइल नंबर और पिन कोड पर गणना नहीं होती और आगे का शून्य बचाना होता है, इसलिए इन्हें Short Text में रखना ठीक है, Number में नहीं।

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15. परीक्षा में कौन-सी गलतियाँ होती हैं? (Exam Trap)

Trap 1: F5 और Shift+F5

F5 = शुरू से (From Beginning); Shift+F5 = वर्तमान स्लाइड से (From Current Slide)। विकल्पों में दोनों हों तो प्रश्न का "वर्तमान/चुनी हुई स्लाइड" शब्द ध्यान से पढ़ें।

Trap 2: Transition वस्तु पर नहीं लगता

"चित्र को उड़ते हुए स्लाइड पर लाना" Animation (Entrance) है, Transition नहीं। Transition का संबंध केवल स्लाइड बदलने से है।

Trap 3: Slide Sorter में संपादन नहीं

Slide Sorter View में स्लाइडों का क्रम, कॉपी, डिलीट, hide और transition होता है, पर स्लाइड के अंदर का टेक्स्ट नहीं बदला जा सकता; उसके लिए Normal View।

Trap 4: Degree और Cardinality उलटना

Degree = स्तंभ (attributes), Cardinality = पंक्तियाँ (tuples)। याद रखें — "Cardinality = Count of records (पंक्तियाँ)"; बचा हुआ Degree = स्तंभ। नया रिकॉर्ड जोड़ने से degree नहीं बदलती।

Trap 5: Foreign Key दोहराई जा सकती है

Primary Key unique और NOT NULL है, पर Foreign Key में दोहराव और (सामान्यतः) NULL दोनों संभव हैं — एक विभाग के कई कर्मचारी उसी DeptID को दोहराते हैं।

Trap 6: TRUNCATE DML नहीं है

TRUNCATE भी DELETE की तरह पंक्तियाँ हटाता है, फिर भी वह DDL कमांड है। DELETE DML है। ALTER (संरचना बदलना) DDL है, जबकि UPDATE (मान बदलना) DML।

Trap 7: COMMIT और GRANT का वर्ग

COMMIT/ROLLBACK = TCL; GRANT/REVOKE = DCL। दोनों "नियंत्रण" लगते हैं, पर TCL transaction का और DCL अनुमति का नियंत्रण है।

Trap 8: Access में Report बनाम Form

Form = स्क्रीन पर डेटा भरना/देखना; Report = प्रिंट-योग्य आउटपुट। Report से डेटा भरा नहीं जाता।

Trap 9: Hierarchical बनाम Network

Hierarchical में child का एक ही parent (tree); Network में एक child के कई parent (graph)। "Many-to-Many को सीधे दर्शाने वाला पुराना मॉडल" = Network।

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16. Most-Asked रिवीज़न तालिका (52 तथ्य)

क्र.	प्रश्न	उत्तर
1	PowerPoint किस प्रकार का सॉफ़्टवेयर है	Presentation Software
2	PowerPoint 2007+ का एक्सटेंशन	.pptx
3	PowerPoint 97–2003 का एक्सटेंशन	.ppt
4	सीधे शो के रूप में खुलने वाली फ़ाइल	.ppsx
5	PowerPoint टेम्पलेट	.potx
6	प्रेज़ेंटेशन का एक पृष्ठ	Slide
7	डिफ़ॉल्ट व्यू	Normal View
8	सभी स्लाइडों के थंबनेल	Slide Sorter View
9	स्लाइड + speaker notes का पृष्ठ	Notes Page View
10	विंडो के अंदर शो	Reading View
11	पूरी स्क्रीन पर प्रस्तुति	Slide Show View
12	सभी स्लाइडों का एक-सा रूप	Slide Master
13	Placeholder की व्यवस्था	Layout
14	शुरू से शो	F5
15	वर्तमान स्लाइड से शो	Shift+F5
16	नई स्लाइड	Ctrl+M
17	शो बंद	Esc
18	शो में स्क्रीन काली	B
19	शो में स्क्रीन सफ़ेद	W
20	हाइपरलिंक	Ctrl+K
21	स्लाइड बदलने का प्रभाव	Transition
22	वस्तु पर प्रभाव	Animation
23	Animation के चार प्रकार	Entrance, Emphasis, Exit, Motion Paths
24	Animation कॉपी करने का औज़ार	Animation Painter
25	हर स्लाइड का समय रिकॉर्ड	Rehearse Timings
26	नेविगेशन बटन (Home, Next, Back)	Action Buttons
27	शो में स्लाइड छिपाना	Hide Slide
28	दर्शकों के लिए कई स्लाइडों का प्रिंट	Handout
29	कच्चे तथ्य	Data
30	संसाधित अर्थपूर्ण डेटा	Information
31	डेटा के बारे में डेटा	Metadata / Data Dictionary
32	डेटाबेस का प्रबंधक	DBA
33	Relational Model के जनक	E. F. Codd
34	Tree जैसा मॉडल	Hierarchical
35	Graph जैसा, कई parent	Network
36	तालिका-आधारित मॉडल	Relational
37	Row का औपचारिक नाम	Tuple
38	Column का औपचारिक नाम	Attribute
39	Attributes की संख्या	Degree
40	Tuples की संख्या	Cardinality
41	किसी attribute के संभव मान	Domain
42	Unique + NOT NULL key	Primary Key
43	न्यूनतम super key	Candidate Key
44	चुनी न गई candidate key	Alternate Key
45	दो तालिकाओं को जोड़ने वाली key	Foreign Key
46	दो या अधिक स्तंभों से बनी key	Composite Key
47	Partial dependency हटाना	2NF
48	Transitive dependency हटाना	3NF
49	CREATE, ALTER, DROP, TRUNCATE	DDL
50	INSERT, UPDATE, DELETE	DML
51	GRANT, REVOKE / COMMIT, ROLLBACK	DCL / TCL
52	Access के ऑब्जेक्ट / फ़ाइल / VBA कोड वाला ऑब्जेक्ट	Table, Query, Form, Report, Macro, Module / .accdb / Module

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17. परीक्षा में यह टॉपिक कैसे पूछा जाता है

नीचे दिए नमूना प्रश्न हमारे अपने बनाए हुए हैं; ये परीक्षाओं में दिखने वाले ढाँचों को दर्शाते हैं।

1. शॉर्टकट पहचान: "PowerPoint में चुनी हुई स्लाइड से प्रस्तुति शुरू करने के लिए कौन-सी कुंजी दबाएँगे?" — Shift+F5।
2. व्यू का काम: "स्लाइडों का क्रम बदलने के लिए सबसे उपयुक्त व्यू?" — Slide Sorter।
3. अंतर-आधारित: "स्लाइड पर शीर्षक को बाईं ओर से उड़कर आने का प्रभाव क्या कहलाता है?" — Animation (Entrance – Fly In)।
4. संख्यात्मक शब्दावली: "8 स्तंभ और 120 पंक्तियों वाली relation की degree?" — 8।
5. Key का प्रकार: "EMPLOYEE तालिका में DeptID, जो DEPARTMENT तालिका की primary key है, क्या कहलाएगी?" — Foreign Key।
6. SQL वर्ग: "निम्न में से कौन-सी DDL कमांड नहीं है — CREATE, ALTER, UPDATE, DROP?" — UPDATE।
7. Access: "Access का कौन-सा ऑब्जेक्ट डेटा का प्रिंट-योग्य सारांश देता है?" — Report।

रणनीति: कथन-आधारित प्रश्नों में "सभी स्लाइडों पर", "पूरी तालिका", "केवल संरचना" जैसे शब्द उत्तर तय करते हैं। SQL प्रश्नों में पहले देखें कि कमांड संरचना पर काम करती है (DDL) या डेटा पर (DML)।

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18. इसे आसानी से याद कैसे रखें?

1. F5 सूत्र: "F5 = First से; Shift लगाया तो Shift हो गए यहीं (current) पर।"

2. Ctrl+M: "M = More slide" — एक और स्लाइड।

3. Transition–Animation: "T = Turn the page (स्लाइड पलटना); A = Act on an object (वस्तु पर अभिनय)।"

4. Views का क्रम: "New Students Need Real Study" — Normal, Sorter, Notes Page, Reading, Show।

5. SQL वर्ग: "CAD-T (CREATE, ALTER, DROP, TRUNCATE) = DDL; SIUD (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) = DML; GR = DCL; CR (COMMIT, ROLLBACK) = TCL।"

6. Access के ऑब्जेक्ट: "Tina Quickly Filled Reports, More Money" — Table, Query, Form, Report, Macro, Module।

7. Keys की सीढ़ी: Super ⊇ Candidate ⊇ Primary; Candidate − Primary = Alternate।

8. Normal Forms: "1 = एक कोशिका एक मान; 2 = पूरी key पर निर्भर; 3 = केवल key पर निर्भर।"

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19. कथन अभ्यास

PowerPoint 2007 और बाद के संस्करणों का डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन .pptx है। — सही।

Shift+F5 दबाने से स्लाइड शो पहली स्लाइड से शुरू होता है। — गलत (वर्तमान स्लाइड से; पहली से F5)।

Transition किसी स्लाइड के अंदर चित्र पर लगाया जाता है। — गलत (वह Animation है; Transition स्लाइड बदलने पर)।

Slide Master में किया गया बदलाव सभी स्लाइडों पर लागू होता है। — सही।

Ctrl+M से नई स्लाइड जुड़ती है। — सही।

Relation में स्तंभों की संख्या को cardinality कहते हैं। — गलत (degree; cardinality = पंक्तियाँ)।

Primary Key में NULL मान रखा जा सकता है। — गलत (Entity Integrity के अनुसार नहीं)।

Foreign Key दूसरी तालिका की Primary Key को संदर्भित करती है। — सही।

TRUNCATE एक DML कमांड है। — गलत (DDL)।

GRANT और REVOKE DCL कमांड हैं। — सही।

Relational Model E. F. Codd ने प्रस्तुत किया। — सही।

MS Access में VBA कोड Macro ऑब्जेक्ट में लिखा जाता है। — गलत (Module में; Macro बिना कोड के actions)।

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20. एक दिन पहले — 14 रेखाएँ

1. PowerPoint = Presentation software; .pptx (पुराना .ppt), शो .ppsx, टेम्पलेट .potx
2. F5 = शुरू से शो; Shift+F5 = वर्तमान स्लाइड से; Esc = बंद
3. Ctrl+M = नई स्लाइड; Ctrl+K = हाइपरलिंक; शो में B = काली, W = सफ़ेद स्क्रीन
4. Views: Normal (डिफ़ॉल्ट), Outline, Slide Sorter, Notes Page, Reading, Slide Show
5. Slide Master = सभी स्लाइडों का एक-सा डिज़ाइन; Layout = placeholders की व्यवस्था
6. Transition = स्लाइड बदलना; Animation = वस्तु पर (Entrance, Emphasis, Exit, Motion Path)
7. Rehearse Timings = हर स्लाइड का समय; Action Buttons = Insert → Shapes
8. Data = कच्चा; Information = संसाधित; Metadata = डेटा के बारे में डेटा
9. मॉडल: Hierarchical (tree), Network (graph), Relational (table — Codd, 1970)
10. Tuple = row, Attribute = column, Degree = स्तंभ-संख्या, Cardinality = पंक्ति-संख्या
11. Primary = unique + NOT NULL; Foreign = दूसरी तालिका की PK; Candidate = minimal super
12. 1NF atomic; 2NF partial dependency नहीं; 3NF transitive dependency नहीं
13. DDL: CREATE ALTER DROP TRUNCATE · DML: SELECT INSERT UPDATE DELETE · DCL: GRANT REVOKE · TCL: COMMIT ROLLBACK
14. Access: .accdb; Table, Query, Form, Report, Macro, Module; Short Text अधिकतम 255 अक्षर

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21. अभ्यास

नोट पढ़ने के बाद इस पृष्ठ के अंत में दिए 25 प्रश्नों का अभ्यास क्विज़ हल करें — इसमें शॉर्टकट, views, keys, degree-cardinality और SQL वर्गीकरण के प्रश्न हैं। हर गलत उत्तर के बाद संबंधित तालिका दोबारा पढ़ें। पूरे कंप्यूटर पाठ्यक्रम का मिश्रित अभ्यास RS-CIT फ्री टेस्ट सीरीज़ 2026 और LDC / कनिष्ठ सहायक टेस्ट सीरीज़ 2026 में करें। डेटाबेस वेब पर कैसे पहुँचता है, यह समझने के लिए अगला नोट इंटरनेट, WWW, ई-मेल और ब्राउज़र पढ़ें।

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22. निष्कर्ष: परीक्षा के लिए क्या याद रखें?

PowerPoint के प्रश्न तीन चीज़ों पर टिके हैं — शॉर्टकट (F5, Shift+F5, Ctrl+M), views का काम और Transition-Animation का अंतर; Slide Master इन सबको जोड़ने वाली अवधारणा है। DBMS का खंड शब्दावली का खेल है: relation, tuple, attribute, degree, cardinality और keys की सही परिभाषा याद हो तो अधिकांश प्रश्न सीधे हल होते हैं। SQL में हर कमांड का वर्ग इस बात से तय होता है कि वह संरचना बदलती है, डेटा बदलती है, अनुमति देती है या transaction नियंत्रित करती है। MS Access इन्हीं सिद्धांतों का व्यावहारिक रूप है — Table में डेटा, Query से खोज, Form से प्रविष्टि और Report से प्रिंट।

F5 शुरू से, Shift+F5 यहीं से, Ctrl+M नई स्लाइड | Transition = स्लाइड, Animation = वस्तु | Degree = स्तंभ, Cardinality = पंक्ति | PK = Unique + NOT NULL | DDL-DML-DCL-TCL | Access = .accdb, 6 ऑब्जेक्ट

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